| El primer hackatón organizado por el gobierno de Alemania en este tiempo de crisis, ofrece siete lecciones sobre cómo aprovechar al máximo una forma desordenada, pero prometedora, de impulsar la innovación social. |
En marzo 2020, un grupo diverso de más de 26,000 personas participaron en un hackatón diseñado para crear soluciones al coronavirus (Imagen cortesía de WeVsVirus)
La incapacidad de las instituciones sociales para hacerle frente a una crisis, amerita experimentar con un enfoque de innovación social que reúna rápidamente al gobierno, a la sociedad civil y al sector privado. Recientemente, cuando las empresas y organizaciones de tecnología civil propusieron un hackatón en línea para encontrar soluciones a la crisis de la COVID-19, los políticos alemanes aprovecharon la oportunidad y, en cuestión días, lanzaron el primer hackatón de crisis, organizado por el gobierno alemán: #WeVsVirus, o #WirVsVirus en alemán. El esfuerzo no solo produjo soluciones técnicas útiles y viables, también permitió a miles de participantes tomar acción, aprender y crear al lado de otros.
Los hackatones son una práctica de organización novedosa que ha demostrado su valor en muchas áreas diferentes. Estos proporcionan un entorno dinámico y flexible, basado ampliamente en la autoorganización, en la cual, puede florecer la creatividad. Los participantes típicamente se reúnen en un espacio físico, forman equipos y se concentran en resolver un problema técnico específico durante un periodo de tiempo determinado. Los hackatones también son una herramienta para impulsar la innovación social abierta. En un contexto gubernamental, esto significa crear soluciones a retos sociales, abriendo el desarrollo a las personas y organizaciones fuera del gobierno. Los gobiernos locales como la Ciudad de Toronto, NASA, NSF, y las Naciones Unidas, han utilizado hackatones para resolver problemas sociales.
Lo que hizo único al hackatón #WeVsVirus fue su urgencia y escala sin precedentes. Aunque las normas generalmente recomiendan tres meses de preparación, #WeVsVirus se reunió en tan solo cuatro días, y los organizadores estaban abrumados por el interés público en el evento: un total de 42,968 personas se inscribieron y 26,581 participaron, convirtiéndolo en el hackatón más grande del mundo hasta ahora.
Organización y Resultados
Los organizadores comenzaron por hacer una colaboración abierta distribuida de problemas e iniciativas existentes, y recibieron 1990 declaraciones de problemas por parte de la sociedad civil y de los ministerios gubernamentales. La selección de estas declaraciones los condujo a 809 problemas, los cuales clasificaron en 42 desafíos, incluyendo la educación a distancia, ayuda al vecindario, crisis en la comunicación y digitalización de los servicios públicos. Los participantes formaron equipos y seleccionaron desafíos específicos para abordar (más sobre esto a continuación). Después, tuvieron 48 horas para desarrollar y presentar sus soluciones vía la plataforma del hackatón Devpost, y para crear un video de presentación con una duración de dos minutos y subirlo a YouTube.
Durante esas 48 horas, los equipos generaron un total de 1494 ideas de proyectos. Junto con los expertos en la industria y funcionarios gubernamentales, los organizadores del hackatón preseleccionaron los mejores 197 proyectos. Después, el jurado del hackatón eligió los 20 proyectos ganadores, destacándolos durante una ceremonia en línea llevada a cabo una semana después del hackatón. Mientras tanto, los organizadores y el gobierno alemán lanzaron un programa de apoyo para ayudar a desarrollar e integrar las ideas.
El primer resultado tangible llegó el 10 de abril, cuando la agencia federal de empleo de Alemania agregó una de las tecnologías ganadoras, UDO, una herramienta en línea que ayuda a los empleadores a solicitar subvenciones laborales a corto plazo, en su sitio web. Estas subvenciones permiten a los empleadores reducir las horas de trabajo de los empleados, mientras reciben financiamiento para compensarlos por la pérdida de ingresos. Aunque UDO es un complemento de un servicio ya existente, su cronograma de desarrollo fue impresionantemente corto: solo pasaron alrededor de dos semanas entre la concepción y la implementación.
Más allá de movilizar a la sociedad civil para encontrar posibles soluciones a la crisis, el hackatón ayudó a muchos participantes a superar sentimientos de aislamiento e impotencia al conectarlos con otras 20,000 personas de ideas afines, y con un propósito determinado. Una participante compartió que lo que sobresalió para ella fue “la euforia, la energía positiva y la persistencia con la que la gente trabajaba, desarrollaba ideas y creaba innovaciones”. Sandy Jahn, una coorganizadora que facilitó la encuesta de retroalimentación, señaló otros beneficios secundarios: “Además de contribuir al bien mayor, los participantes disfrutaron poder conocer a otras personas y ver la participación como un proceso de aprendizaje. Y no solo eso, el 56 por ciento de los encuestados, señaló que se fortaleció la confianza en el gobierno alemán; el 35% no reportó cambios; el 8% dijo que debilitó su confianza”.
En la videollamada de clausura del hackatón, la ministra de Estado Alemán para la Digitalización de la Cancillería Federal, Dorothee Bär, dijo: “El número y la profundidad de las soluciones es impresionante. También deberíamos pensar en utilizar el hackatón para otros problemas”. El éxito de #WeVsVirus lo convierte en un estudio de caso valioso para los gobiernos y para otros interesados en usar los hackatones para generar innovación social. Aquí hay siete lecciones de las que los responsables de la toma decisiones pueden aprender.
1. Proporcionar herramientas que funcionen para construir comunidad
Los hackatones pueden ser complicados, y los hackatones en línea, igual que los físicos, requieren un espacio central de comunicación y de reunión. Una vez que se seleccione una plataforma, es fundamental conocer sus limitaciones y asegurarse de que funcione. Lo mismo sucede con otras herramientas de desarrollo comunitario. También vale la pena ponerse en contacto, con anticipación, con los representantes de la plataforma, para que, en caso de problemas, se puedan contactar rápidamente con alguien que les pueda ayudar. En #WeVsVirus, los organizadores establecieron una estructura de canales para las conversaciones, usando la aplicación de salas de charla llamada “Slack”. Existía un canal para cada desafío, lo cual ayudó a los participantes a encontrar equipos. Otros canales estaban dedicados a anuncios generales y al diálogo con los administradores de la comunidad, quienes respondieron a las dudas de los participantes, mantuvieron el orden en los canales de Slack, y retiraron a usuarios que infringían las normas. Mientras tanto, las compañías del sector privado como Microsoft y Servicios Web de Amazon, proporcionaron infraestructura de servidores.
Sin embargo, a pesar de toda esta organización y planificación, los organizadores de #WeVsVirus pronto descubrieron que Slack no les permitiría invitar a 40000 usuarios a la vez. El equipo trabajó muchas horas para resolver este problema, y aunque el ausentismo es siempre una posibilidad, este contratiempo técnico, al principio, podría explicar la diferencia entre los 42000 usuarios registrados y las 26,000 personas que verdaderamente participaron.
2. Crear diferentes niveles de participación
Los participantes traen a la mesa distintas habilidades y niveles de compromiso, así que, para los organizadores de los hackatones es útil definir funciones oficiales de usuario en el proceso de registro, y explicar las diferentes maneras en que se puede participar.
Los organizadores de #WeVsVirus diseñaron dos posibles roles de usuario: mentor de proyecto y participante “regular”. Los organizadores reclutaron a 2,922 mentores para ayudarlos a lidiar con la gran cantidad de participantes. Los mentores apoyaron a los equipos y ayudaron a difundir información vital; cada uno tenía una identidad digital única en Slack, para que otros participantes pudieran identificarlos fácilmente.
Los participantes más activos conformaron el núcleo de sus equipos, mientras que los menos activos completaron tareas menores, alineadas con sus habilidades. Algunos participantes no se unieron a ningún equipo. En su lugar, realizaron tareas claramente estructuradas, como llenar las encuestas para un equipo que quisiera comprender las necesidades de los usuarios, o responder preguntas de los equipos buscando opiniones y experiencia. Otros usuarios, simplemente comentaron en videos de YouTube en vivo, u observaron pasivamente el proceso para aprender más de él.
3. Apoyar la formación de equipos balanceados
Los equipos que se conocían entre sí antes del hackaton, tuvieron una ventaja sobre los equipos nuevos, pero todos los equipos necesitaron apoyo, particularmente cuando se trataba de asegurarse de que tuvieran acceso a los tipos de habilidades adecuadas para el problema en cuestión. Los equipos necesitan más que conocimiento tecnológico; necesitan conocimiento de dominio y experiencia, y habilidades en áreas como la comunicación y diseño de experiencia de usuario. Al final, los equipos equilibrados tienen más posibilidades de producir prototipos variables.
Los organizadores de #WeVsVirus ayudaron a crear equipos equilibrados de dos maneras. Primero, crearon un canal Slack donde los participantes podían pedir ayuda (como por ejemplo, un proyecto de aprendizaje a distancia, en el que solicitaban apoyo de un maestro o experto en educación), y uno en el que los participantes podían ofrecer algo (como, por ejemplo, habilidades de programación). En segundo lugar, buscaron mentores, y los emparejaron con los equipos o individuos que necesitaban asesoría en áreas específicas.
4. Establecer una variedad de grupos para seleccionar ideas
Abrir desafíos a una multitud puede generar muchas ideas. Los organizadores a menudo subestiman los recursos y el esfuerzo necesarios para extraer ideas factibles e impactantes, especialmente cuando existen miles para evaluar. La implementación de un proceso de varias etapas y el uso de una variedad de grupos para evaluar ideas, conduce a mejores resultados de selección.
Los eventos que utilizan un jurado deberían cerciorarse de que los integrantes no solo reflejen la diversidad de la población en general, sino que también posean conocimientos sobre todos los tipos de proyectos. Además, un concurso público requiere cierto nivel de voto público, en el que el público en general puede participar, independientemente de que se haya inscrito o no en el hackatón. Idealmente, la votación pública produce una lista corta de la cual un jurado selecciona al ganador popular. Depender por completo del voto público podría llevar a resultados desfavorables, como nos lo recuerda la historia de un barco científico llamado BoatyMcBoatface.
Para #WeVsVirus, un grupo de expertos, compuesto por mentores y funcionarios del gobierno, primero creó una lista corta con los mejores proyectos; utilizaron un principio de “10 ojos”, (cada idea fue evaluada por cinco expertos). De esa lista corta, un jurado conformado por funcionarios gubernamentales de alto rango, académicos, así como líderes de empresas, organizaciones sin fines de lucro, y miembros de la sociedad civil, seleccionó los mejores 20 proyectos.
Esto funcionó bastante bien, pero el proceso podría haberse mejorado de dos maneras. Primero, cuando se anunciaron los ganadores, algunos criticaron que, entre ellos, no hubiera proyectos de educación a distancia. Una explicación para esto es que ningún maestro o experto en educación participó en la adjudicación de proyectos educativos. En segundo lugar, los organizadores abandonaron la idea de una votación pública, en respuesta a las voces de la comunidad que argumentaba que la votación pública no se adaptaba al espíritu de un hackatón. Aunque valía la pena considerar las preocupaciones de la comunidad, cancelar el voto público fue una oportunidad perdida. Invitar al público en general a votar en todas las presentaciones, habría aumentado aún más la conciencia sobre los logros del hackatón.
5. Celebrar el logro colectivo y a los ganadores
La participación voluntaria implica que todos están intrínsecamente motivados. Aun así, es importante reconocer el arduo trabajo de las personas y celebrar los logros colectivos. Incluso cuando no hay un premio financiero para los proyectos ganadores, la distinción ayuda a ganar atención y legitimidad y, por lo tanto, a atraer recursos. Para todos los demás, simplemente se siente bien escuchar que una figura pública reconozca tus esfuerzos y saber que contribuiste a algo más grande que tú.
Los organizadores de #WeVsVirus destacaron los logros de los participantes de varias formas. Además de la ceremonia especial en línea para los 20 ganadores, los organizadores de #WeVsVirus agradecieron a cada equipo durante la llamada final, y organizaron una fiesta virtual con bebidas y música techno en directo desde una plataforma de transmisión con la escena de clubes de Berlín. Además, la ministra de Estado, Dorothee Bär, felicitó personalmente a los participantes durante la última llamada, y el jefe interino de la Cancillería y el ministro federal de Asuntos Especiales, Helge Braun, grabó un video en el que elogió los esfuerzos de los participantes. El presidente alemán Frank-Walter Steinmeier incluso mencionó el hackatón en uno de sus discursos, y dijo que los participantes estaban entre los “héroes en este momento de crisis”.
6. Establecer programas para ampliar y transferir ideas
Por supuesto, los hackatones tienen sus críticos. Anjali Sastry, profesora senior de MIT Sloan School of Management, señaló que los hackatones pueden impedir la innovación al crear una falsa sensación de éxito, producir ideas defectuosas y no mantener la energía que se necesita para cultivar productos innovadores después de un hackatón . Y al reflexionar sobre , la estudiante de Harvard, Alison Flint, enfatizó la necesidad de estrategias de seguimiento para desarrollar y escalar ideas una vez finalizado el hackatón.
Es demasiado pronto para saber si los organizadores de #WeVsVirus superarán estos problemas, pero lo están intentando. Junto con el gobierno, las fundaciones respaldadas por corporaciones y una variedad de empresas, los organizadores lanzaron un programa de apoyo posterior al hackatón para ayudar a los equipos a hacer realidad sus ideas. El programa consta de tres elementos:
- Un proyecto de vinculación para proyectos que necesitan apoyo institucional público o privado para ampliar sus ideas.
- Soporte continuo de colaboración y administración de la comunidad, a través de Slack.
- La promesa de apoyo financiero—3000 empresas han expresado su voluntad de respaldar los proyectos financieramente, lo cual se suma al financiamiento generado por las campañas de financiamiento colectivo.
Muchos proyectos avanzaron independientemente de este apoyo, aprovechando a tiempo el bloqueo de la COVID-19, liberado involuntariamente. Aquellos que sí lo solicitaron, perdieron tiempo en el proceso, pero esto les ayudó a afianzar su compromiso, y les dio tiempo para establecer colaboraciones.
7. Adoptar la transparencia y compartir sus conocimientos
Si bien los hackatones son desordenados e imperfectos, su transparencia contribuye en gran medida a gestionar las expectativas e infundir confianza en que los organizadores están haciendo todo lo posible y no tienen nada que ocultar. Además, dado que el uso de hackatones para la innovación social es un territorio relativamente nuevo, en comparación con los hackatones corporativos, es útil compartir abiertamente los conocimientos y las mejores prácticas.
Cuando Slack se cayó al comienzo del hackatón, la coorganizadora, Adriana Groh, se disculpó durante la llamada de bienvenida. Los organizadores también se mostraron abiertos a cancelar el voto público. A pesar de algunos comentarios negativos, en general, la comunidad se mantuvo amigable y publicó comentarios alentadores.
Y en términos de intercambio de ideas, el hackatón, respaldado por el gobierno de Alemania, despertó el interés en toda Europa, y los organizadores compartieron sus lecciones, en una llamada grabada de Youtube, con 90 personas de otros países que planean organizar hackatones. La Comisión Europea celebró recientemente su propio hackatón #EUvsVirus, y considerando que el primer hackathon en tiempo de crisis comenzó en Estonia a principios de marzo, es impresionante lo rápido que el mundo está adoptando esta práctica de innovación social.
Cuando la vida cotidiana y las instituciones que damos por sentado se derrumban, la innovación social debe intervenir. Los hackatones pueden impulsar la innovación, pero no pueden arreglar todo, y no sustituyen a la formulación de políticas sólidas en tiempos de crisis. Con el proyecto UDO, por ejemplo, la principal innovación social no es la tecnología que surgió del hackatón, sino la propia política de subvenciones laborales a corto plazo. La tecnología no puede reemplazar la urgente toma de decisiones colectiva que necesitamos para solucionar los problemas sociales que enfrentamos. Dicho esto, siempre que los organizadores orquesten cuidadosamente el proceso y fomenten la colaboración entre los diferentes sectores y la sociedad civil, los hackatones pueden marcar la diferencia. La unión en torno a una causa común genera esperanza y empodera a las personas, y puede conducir a soluciones nuevas y viables que alivien la carga de las crisis sociales.
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Autores originales:
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Este artículo es contenido original de la revista de Stanford Social Innovation Review publicado en abril 29 de 2020.
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